Come esportare i dati prima che la piattaforma si spenga

Quando una piattaforma chiude, la finestra per portare via i dati è corta e non si riapre. Vale per Quandoo, che indica il 30 novembre 2026 come ultimo giorno utile per scaricare storico e lista ospiti, ma vale per qualsiasi servizio: il giorno che spegne i server, quello che non avete scaricato non esiste più.

Cosa si porta via e cosa no

Si porta via:

• la lista clienti con nome, telefono, email, note e allergie;
• lo storico delle prenotazioni: chi, quando, in quanti, quante volte non si è presentato;
• le prenotazioni future già confermate;
• il consenso alle comunicazioni commerciali, dove la piattaforma lo registra.

Non si porta via:

• le recensioni pubblicate sul portale: restano lì e si spengono con lui (le uniche che sopravvivono sono quelle su Google, che è vostro);
• il posizionamento e la visibilità che avevate dentro l'app;
• i clienti che vi hanno trovato lì ma di cui non avete mai avuto il contatto.

È la ragione pratica per cui conviene avere le recensioni anche sulla scheda Google e non solo su una piattaforma: le prime sono un patrimonio che resta, le seconde sono in affitto.

Il diritto di avere i vostri dati

Se il pannello non offre un'esportazione completa, potete chiederla: il Regolamento europeo riconosce al titolare del trattamento il diritto alla portabilità, cioè a ricevere i dati in un formato strutturato e leggibile da un computer. Per i dati dei vostri clienti, nel rapporto con la piattaforma, siete voi la parte che ha titolo a chiedere copia di ciò che la riguarda; una richiesta scritta all'indirizzo privacy del servizio, prima della chiusura, lascia traccia ed è il modo più rapido per ottenere quello che il pannello non scarica da solo.

Un file fatto bene

Quasi tutti i pannelli esportano in CSV. È un foglio di testo con una riga per record e le colonne separate da un punto e virgola o da una virgola: si apre con Excel, Numbers o Fogli Google. Tre accortezze fanno la differenza quando poi lo dovete ricaricare da qualche parte:

• Una riga per cliente, non una riga per prenotazione, nel file dei clienti. Altrimenti lo stesso nome compare venti volte.
• Telefono in formato internazionale (+39…), senza spazi né trattini: è il campo con cui quasi tutti i sistemi riconoscono un cliente già presente ed evitano i doppioni.
• Date come AAAA-MM-GG (2026-11-30) e orari come HH:MM. Se Excel ve le trasforma in «30/11/26», in fase di importazione diventano ambigue.

Aprite il file e guardatelo prima di archiviarlo: capita che l'esportazione tronchi le note o esca con i caratteri accentati sbagliati. Se succede, riesportate scegliendo la codifica UTF-8.

Dove rimetterli

Il posto giusto è il sistema con cui prenderete le prenotazioni da qui in avanti — non una cartella sul desktop. Praticamente tutti i gestionali di sala accettano un CSV di clienti; quelli fatti bene riconoscono il cliente dal numero di telefono e non creano doppioni, e importano anche le prenotazioni dei giorni a venire. Verificate due cose prima di caricare tutto: che l'importazione non sovrascriva le note che avete già, e che i contatti senza consenso restino marcati come tali.

Prima di chiudere il pannello per sempre

Un'ultima passata, che costa dieci minuti e evita rimpianti:

1. Esportate due volte: clienti e prenotazioni, in due file separati, e teneteli in due posti diversi (un cloud e una chiavetta).
2. Fate uno screenshot delle statistiche dell'ultimo anno: coperti per mese, percentuale di no-show, provenienza. Non sono dati esportabili ma servono per confrontare la stagione che viene.
3. Salvate i testi che avevate scritto: descrizione del locale, menù caricati, messaggi automatici ai clienti. Riscriverli da zero è tempo buttato.
4. Segnate su un foglio quante prenotazioni arrivavano da quel canale ogni mese: è il numero che dovrete ricostruire altrove, ed è il metro con cui giudicherete la scelta che farete adesso.