Prenotazioni dirette o portali: come calcolare quanto conviene davvero il canale proprio

Ogni mese arrivano prenotazioni da TheFork, dal telefono, dal sito, da Instagram. Pochi ristoratori sanno però quanto costa davvero ciascun canale. La domanda giusta non è "il portale conviene o no", ma "quanto mi costa un coperto da portale rispetto a un coperto prenotato in diretta". Ecco come farsi il conto in mezz'ora, con carta e penna o un foglio Excel.

Quanto costa un coperto da portale

I portali di prenotazione lavorano quasi sempre con una commissione per coperto, non a percentuale sul conto. TheFork opera con un modello a commissione per coperto: per ogni prenotazione completata, quando il cliente si è presentato e ha consumato, trattiene una fee per coperto. Gli importi che circolano vanno da €1,90 a €2,50 a seconda del contratto e del mercato, cifra comunque indicativa perché la fee esatta per il tuo contratto è nel tuo pannello TheFork. A questo si possono aggiungere pacchetti di visibilità a pagamento con posizionamento privilegiato, badge speciali e campagne promozionali, che hanno costi fissi mensili separati dalla commissione variabile.

Va ricordato che negli anni le condizioni sono cambiate: nel 2023 FIPE-Confcommercio aveva contestato duramente un aumento delle commissioni TheFork, definendolo "un aumento esagerato e non di certo giustificabile dall'inflazione". Il messaggio per il ristoratore è semplice: verificare sempre le condizioni aggiornate nel proprio contratto, non fidarsi di numeri letti altrove.

Quanto costa (davvero) una prenotazione diretta

La prenotazione diretta non ha commissione, ma non è gratis: costa il tempo di chi risponde al telefono, gestisce l'agenda, conferma via WhatsApp. Se il locale usa un gestionale a canone fisso per le prenotazioni dal sito, quel canone va diviso per il numero di prenotazioni dirette del mese.

La formula

Costo unitario portale = commissione per coperto × coperti medi a prenotazione + (eventuale canone visibilità mensile / numero prenotazioni portale)

Costo unitario diretto = (minuti dedicati a gestire la prenotazione × costo orario del personale / 60) + (eventuale canone software diretto / numero prenotazioni dirette)

Esempio su un mese

Un locale riceve 200 prenotazioni al mese: 120 da portale, 80 dirette (telefono e sito). Commissione portale: €2,20 a coperto, media 2 persone a prenotazione → €4,40 a prenotazione, per un totale di 528 euro. Sul canale diretto: 3 minuti di gestione a prenotazione, costo orario personale 15 euro lordi → 0,75 euro a prenotazione, per un totale di 60 euro. Il conto unitario dice che il portale costa quasi sei volte di più a prenotazione.

Ma il conto non finisce qui: se il 60-70% dei clienti del portale ti conosceva già, la commissione reale per cliente davvero nuovo non è quella nominale, ma molto più alta per coperto. Prima di giudicare il portale troppo caro o troppo conveniente, va isolato quanti di quei coperti sarebbero arrivati comunque telefonando o tornando di loro iniziativa.

Come tracciare la provenienza per fare il conto vero

Senza dati sulla provenienza, il calcolo resta un'ipotesi. Servono almeno tre accorgimenti:

• chiedere sempre "come ci ha trovato?" a chi prenota per telefono o si presenta senza passare dal portale;
• tenere il conto economico segmentato per canale: il conto economico segmentato per canale (sala / asporto diretto / delivery aggregatore) è il primo controllo, principio valido anche per le prenotazioni;
• usare tag diversi (link, QR code, form) per sito, Google Business e social, così ogni prenotazione diretta è già etichettata all'origine.

Cosa fare da subito

Per una settimana, segnare su un foglio ogni prenotazione con canale di provenienza e numero di coperti. Alla fine, applicare la formula sopra e confrontare il costo unitario reale. Solo a quel punto ha senso decidere se investire di più sul portale per farsi conoscere o spingere il canale diretto con sito, Google Business Profile e telefono, magari mantenendo il portale solo come vetrina per i nuovi clienti.