Organizzare eventi privati nel ristorante: come strutturare l'offerta e il listino

Ospitare eventi privati - compleanni, cene aziendali, piccoli matrimoni - è un modo per riempire la sala nei giorni di bassa affluenza e portare ricavi extra prevedibili. Ma senza una procedura chiara si rischia di perdere margine su ogni evento: personale non conteggiato, acconti non richiesti, ospiti che si presentano in numero diverso da quello concordato. Ecco come strutturare l'offerta prima di dire sì alla prima richiesta.

Pacchetti fissi, non carta libera

Per un evento è più semplice gestire 2-3 menu chiusi a prezzo fisso (es. degustazione, buffet, menu bambini) piuttosto che lasciare scegliere piatto per piatto. Un menu fisso permette di calcolare in anticipo il food cost, ordinare la materia prima con margine e organizzare la cucina senza sorprese durante il servizio.

Come costruire il listino a persona

Il prezzo a persona deve coprire, oltre al food cost del menu: il personale extra chiamato per l'evento (camerieri, eventuale aiuto cuoco), l'allestimento (tovagliato, fiori, eventuale service a noleggio) e la pulizia straordinaria post evento. Un metodo pratico è sommare tutti questi costi variabili e dividerli per il numero minimo di invitati garantito dal cliente, aggiungendo il margine che si applica normalmente al servizio à la carte. Se la sala viene chiesta in esclusiva, va aggiunta una quota fissa che compensi i coperti "persi" di quella sera.

Acconto e contratto scritto

Un modulo scritto, anche semplice, evita la maggior parte dei problemi: data e orario, numero minimo garantito di persone, menu scelto, servizi extra richiesti, importo dell'acconto (in genere una percentuale del totale stimato) e termine entro cui il cliente può ridurre il numero di invitati senza penale. L'acconto non recupera un no-show totale, ma protegge dal caso più frequente: il gruppo che si riduce all'ultimo momento lasciando la cucina con materia prima già ordinata.

Orari di esclusiva della sala

Va indicato per iscritto l'orario di inizio e fine dell'uso esclusivo, e cosa succede se l'evento si prolunga oltre l'orario concordato (in genere un costo aggiuntivo per il personale trattenuto oltre turno).

Quando servono permessi in più

Se l'evento prevede musica dal vivo, DJ o balli, l'abbonamento SIAE che il locale ha già per la musica d'ambiente non basta: i ristoranti possono avere un abbonamento per la musica d'ambiente, ma ciò non toglie che per gli eventi privati come i matrimoni vada pagata la SIAE da parte di chi organizza l'evento. Il permesso, spiega la stessa SIAE, riguarda anche tutti gli eventi privati aziendali, per i quali serve un tipo di licenza specifico. È bene ricordarlo al cliente già in fase di prenotazione, così non scopre il permesso da pagare a ridosso della data.

Sul piano delle licenze comunali, non è necessario richiedere l'autorizzazione ex art. 80 del TULPS quando l'attività di pubblico spettacolo è collaterale a quella principale, come la musica di sottofondo alla somministrazione. Il discorso cambia se si superano le soglie di capienza: per gli eventi con strutture di stazionamento del pubblico, per capienza complessiva pari o inferiore a 200 persone si intende il numero massimo di persone per le quali sono previsti posti a sedere e in piedi autorizzati, con obblighi diversi sopra quella soglia. Prima di ospitare un evento con più invitati del solito o con allestimenti aggiuntivi (palco, transenne), conviene sempre verificare con il proprio Comune o SUAP quale procedura si applica al locale specifico.

Un modulo di prenotazione essenziale

Un modulo minimo dovrebbe contenere: dati del cliente e referente, data e fascia oraria, tipo di evento, numero minimo garantito di invitati, menu scelto, allergie e intolleranze da segnalare in cucina, eventuali servizi extra (fiori, torta esterna, musica), importo totale stimato, importo e data dell'acconto, firma di accettazione delle condizioni di disdetta.

Cosa fare subito

Preparare 2-3 pacchetti a prezzo fisso, scrivere un modulo di prenotazione con acconto e termini di disdetta, e verificare con il Comune le soglie di capienza se si pensa di ospitare eventi sopra le decine di persone abituali o con musica dal vivo.