Prenotare un tavolo scrivendo su Instagram: come rispondere in DM senza perdere clienti

Sempre più clienti, invece di telefonare, scrivono direttamente in DM su Instagram per chiedere un tavolo. È comodo per chi prenota, ma per il locale può diventare un problema se i messaggi si accumulano senza un metodo. Ecco come organizzarsi.

Rispondere in fretta, ma non a caso

Chi scrive su Instagram si aspetta una risposta quasi immediata, non i tempi di una email. Se il messaggio resta senza risposta per ore, il cliente spesso prenota altrove o telefona a un altro locale. La prima regola pratica è quindi assegnare a qualcuno in sala il compito di controllare i DM più volte al giorno, non solo la sera prima del servizio.

Le risposte rapide salvate: come funzionano

Instagram mette a disposizione degli account Business e Creator la funzione delle risposte rapide (in inglese "quick replies" o "saved replies"). Sono messaggi predefiniti che si possono salvare e inserire nelle conversazioni con una scorciatoia o un tocco, disponibili per gli account business e utili per rispondere velocemente alle domande frequenti mantenendo un tono coerente. Per un ristorante è utile preparare risposte pronte per le domande più comuni: orari di apertura, giorno di chiusura, se si accettano gruppi numerosi, se c'è un menu per celiaci. Così chi risponde non deve riscrivere ogni volta lo stesso testo e il cliente ottiene l'informazione in pochi secondi.

Cosa chiedere sempre per confermare la prenotazione

Un messaggio del tipo "vorrei un tavolo per stasera" non basta per bloccare il posto. Prima di dare conferma vanno raccolti sempre: data, orario, numero di persone e un numero di telefono di riferimento. Il telefono serve per due motivi pratici: permette di ricontattare il cliente se qualcosa cambia (un tavolo che si libera prima, un imprevisto in cucina) e riduce il rischio di no-show, perché chi lascia un contatto diretto tende a sentirsi più impegnato nella prenotazione.

Il rischio delle doppie prenotazioni

Se il ristorante prende prenotazioni anche per telefono, tramite piattaforme online o al bancone, i DM di Instagram vanno trattati come un canale in più da far confluire nello stesso registro, quaderno o gestionale. Segnare la prenotazione arrivata via Instagram solo nella chat, senza riportarla nel sistema centrale, è il modo più semplice per ritrovarsi con due coppie allo stesso tavolo alla stessa ora.

La risposta automatica fuori orario

Instagram, tramite Meta Business Suite, permette di impostare messaggi automatici quando il locale è chiuso o il gestore non è disponibile: si può scegliere il tipo di automazione, come "Risposta istantanea" o "Messaggio di assenza", personalizzando il testo e decidendo quando farlo partire, ad esempio fuori dall'orario lavorativo. Un messaggio di cortesia che avvisa il cliente che la richiesta è stata ricevuta e che riceverà una conferma appena riaprite evita che chi scrive resti in attesa senza risposta e decida di rivolgersi altrove.

Cosa fare da subito

Chi gestisce un locale può, senza spese, impostare almeno tre risposte rapide (orari, giorno di chiusura, gruppi numerosi), attivare un messaggio di assenza fuori orario da Meta Business Suite e stabilire una regola fissa: ogni prenotazione arrivata su Instagram va trascritta subito nello stesso strumento usato per telefono e sala, per evitare sovrapposizioni.