POS obbligatorio al ristorante: quando si può rifiutare e quali sono le sanzioni

Chi gestisce un ristorante, una pizzeria o un bar è tenuto per legge ad accettare pagamenti con carta o bancomat, oltre ai contanti. Non è una possibilità lasciata alla discrezione del titolare: è un obbligo con sanzioni precise per chi non lo rispetta. Vale la pena fare chiarezza, perché è uno dei dubbi più frequenti in sala, soprattutto per i pagamenti di piccolo importo come un caffè o un panino.

Cosa dice la norma

L'obbligo nasce con l'articolo 15, comma 4, del Decreto Legge 179/2012, poi rafforzato nel tempo. La regola di base è semplice: i soggetti che effettuano l'attività di vendita di prodotti e di prestazione di servizi, anche professionali, sono tenuti ad accettare anche pagamenti effettuati attraverso carte di pagamento, relativamente ad almeno una carta di debito e una carta di credito. L'unica eccezione prevista dalla norma riguarda i casi di oggettiva impossibilità tecnica, cioè un guasto reale del terminale o l'assenza di connessione, non imputabile al gestore. Fuori da questi casi, commercianti e professionisti non possono scegliere di rifiutare i pagamenti elettronici semplicemente perché preferiscono ricevere contanti.

Nessuna soglia minima

Un dubbio ricorrente riguarda i piccoli importi: si può dire di no alla carta per un caffè da un euro? No. La normativa sulle sanzioni fa espressamente riferimento alla mancata accettazione di un pagamento di qualsiasi importo. Non esiste quindi una soglia minima generale al di sotto della quale un esercente possa rifiutare il pagamento con carta. Nella bozza dell'ultima manovra si era discusso di alzare una soglia di esenzione, ma nella bozza della nuova manovra era stato previsto un innalzamento del tetto massimo entro il quale non sarebbe scattato l'obbligo per l'esercente di accettare pagamenti tramite Pos, ipotesi poi non confermata: resta quindi valido il principio senza soglia minima, secondo quanto riportato da Confcommercio.

Le sanzioni in vigore

Le multe per chi rifiuta un pagamento elettronico sono in vigore dal 30 giugno 2022, con l'articolo 18 del Decreto Legge 36/2022. In base alla norma, a decorrere dal 30 giugno 2022, nei casi di mancata accettazione di un pagamento, di qualsiasi importo, effettuato con una carta di pagamento (...) si applica (...) la sanzione amministrativa pecuniaria del pagamento di una somma pari a 30 euro, aumentata del 4 per cento del valore della transazione per la quale sia stata rifiutata l'accettazione del pagamento. In pratica, per un conto da 100 euro rifiutato con carta, la sanzione arriva a 34 euro. Attenzione: la sanzione si applica per ogni rifiuto documentato, quindi si può cumulare se il problema si ripete con più clienti. L'accertamento avviene di solito su segnalazione diretta del cliente oppure durante un controllo della Guardia di Finanza o dell'Agenzia delle Entrate. Secondo Confcommercio, tutte le violazioni saranno trasmesse al prefetto della provincia in cui sono avvenute e registrate all'interno del software Ares della Guardia di Finanza.

La novità 2026: POS collegato al registratore di cassa

Dal 1° gennaio 2026 c'è un obbligo aggiuntivo, introdotto dalla Legge di Bilancio 2025: il terminale POS deve essere collegato al registratore telematico, in modo che gli incassi elettronici siano trasmessi automaticamente all'Agenzia delle Entrate. Per i dispositivi già attivi, secondo quanto riportato da Confcommercio, per i POS già attivi al 1° gennaio 2026 o entro il 31 gennaio 2026, la comunicazione deve essere effettuata entro 45 giorni dall'attivazione del servizio, quindi entro il 20 aprile 2026. Il mancato collegamento è sanzionato separatamente dalla mancata accettazione del pagamento: verificate con il vostro fornitore di POS o con il commercialista se l'associazione è già stata fatta, perché le due scadenze non vanno confuse.

Cosa fare subito

Controllate che il POS in sala funzioni sempre, tenete un piano B (POS mobile o app da smartphone) in caso di guasto, e verificate con il gestore del registratore telematico lo stato del collegamento POS-RT prima delle scadenze 2026. In caso di dubbi sulla propria posizione, meglio un controllo preventivo con il commercialista o con l'associazione di categoria di riferimento piuttosto che rischiare la sanzione.