Scontrino elettronico e registratore telematico: come funziona l'obbligo per bar e ristoranti

Chi gestisce un bar, un ristorante o una pizzeria in Italia deve fare i conti ogni giorno con il registratore telematico (RT). È lo strumento che ha sostituito il vecchio registratore di cassa e che obbliga a trasmettere i corrispettivi all'Agenzia delle Entrate. Conoscere bene le regole evita sanzioni salate e problemi con il Fisco.

Cos'è il registratore telematico

Secondo la guida dell'Agenzia delle Entrate, le operazioni di memorizzazione e di trasmissione telematica dei corrispettivi devono essere effettuate mediante strumenti tecnologici che garantiscono l'inalterabilità e la sicurezza dei dati, tra cui il Registratore Telematico (RT), che, in sintesi, consiste in un registratore di cassa con capacità di connettersi a internet. Esistono diversi modelli, a seconda dell'operatività dell'esercente, come RT fisso o RT portatile, ed è importante verificare sul mercato il modello più idoneo alle proprie esigenze acquistandolo presso rivenditori autorizzati.

Rispetto al vecchio registratore di cassa, il registratore telematico consente di memorizzare la singola operazione e, al contempo, emettere il documento commerciale esattamente come avveniva con il registratore di cassa tradizionale; a differenza di quest'ultimo, però, al momento della chiusura di cassa l'RT predispone e sigilla elettronicamente il file dei corrispettivi della giornata e lo trasmette al sistema dell'Agenzia delle entrate. È anche possibile lavorare offline durante la giornata: è possibile utilizzare l'RT senza connessione alla rete internet nella fase di memorizzazione e generazione dei documenti commerciali, connettendo l'apparecchio alla rete internet al momento della chiusura di cassa finché non abbia completato la trasmissione.

L'obbligo, come chiarito dagli esperti fiscali, ha una base normativa precisa: l'obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi, introdotto a regime dall'art. 2 del D.Lgs. 127/2015 per i soggetti IVA di cui all'art. 22 del D.P.R. 633/1972 (commercianti al minuto e soggetti assimilati), ha progressivamente sostituito la vecchia certificazione mediante scontrini e ricevute fiscali cartacee.

Cosa fare in caso di guasto

Se l'RT smette di funzionare, non bisogna interrompere l'attività ma seguire una procedura precisa. Le istruzioni operative prevedono che in caso di mancato o irregolare funzionamento del registratore telematico l'esercente deve richiedere tempestivamente l'intervento di un tecnico abilitato e, fino a quando non ne sia ripristinato il corretto funzionamento, provvede all'annotazione dei dati dei corrispettivi delle singole operazioni giornaliere su apposito registro, che potrà essere tenuto anche in modalità informatica.

Va poi comunicato lo stato del dispositivo: bisogna comunicare il guasto all'Agenzia delle Entrate accedendo alla funzione tramite la voce di menù "Procedure di Emergenza > Dispositivo Fuori Servizio", disponibile nella sezione "Area Gestore ed Esercente", oltre a richiedere l'intervento di un tecnico abilitato. Se il problema riguarda solo la connessione e non il dispositivo, la procedura da usare è diversa: nel primo caso, si dovrà ricorrere alla procedura di emergenza denominata "Assenza di rete", mentre nel secondo caso a quella "Dispositivo fuori servizio".

Segnalare correttamente il guasto conviene: secondo un interpello dell'Agenzia delle Entrate, nessuna sanzione si applica in caso di guasto del registratore telematico o del server RT se posto nello stato "fuori servizio", che consente all'Amministrazione di avere contezza dei problemi in essere. Al contrario, chi non segnala il guasto rischia comunque una sanzione fissa, come chiarito dalla stessa Agenzia: il registratore telematico/server RT guasto che non è stato posto "fuori servizio", avendo proceduto alla memorizzazione e all'invio di dati incompleti o non veritieri, comporterà l'applicazione della sanzione fissa di 100 euro per trasmissione.

Le sanzioni previste dalla legge

Il quadro sanzionatorio è severo per chi omette del tutto la trasmissione. La norma di riferimento prevede che ai soggetti che effettuano la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica si applicano, in caso di mancata memorizzazione o di omissione della trasmissione, ovvero nel caso di memorizzazione o trasmissione con dati incompleti o non veritieri, le sanzioni previste dagli artt. 6, comma 3, e 12, comma 2, del D.Lgs. 18 dicembre 1997, n. 471, ossia la sanzione pari al 100% dell'imposta corrispondente all'importo non documentato, con un minimo di 500 euro.

Attenzione anche a un errore frequente: memorizzare i corrispettivi senza poi trasmetterli non salva dalla sanzione. Come ha chiarito l'Agenzia delle Entrate con una circolare, memorizzare correttamente i corrispettivi, anche includendoli nella relativa liquidazione periodica, ma non trasmetterli telematicamente, costituisce violazione che viene sanzionata come se non si fossero memorizzati affatto gli stessi.

Esiste però una soglia di tolleranza per piccoli scostamenti sui pagamenti elettronici: se lo scostamento tra il numero delle operazioni con pagamento elettronico registrate/memorizzate e il numero dei pagamenti elettronici effettivamente accettati non supera il 5%, la sanzione non si applica. Restano invece sanzionate senza margine le violazioni che incidono sull'IVA dovuta.

Chi manomette o altera il registratore rischia sanzioni ancora più pesanti: è prevista la sanzione da 3.000 a 12.000 euro in caso di manomissione o alterazione del RT, salvo che il fatto costituisca reato.

Checklist per chi apre un locale nuovo

Chi sta avviando un bar, un ristorante o una pizzeria dovrebbe:

• Verificare se l'attività rientra tra i soggetti obbligati alla memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi (commercianti al minuto e soggetti assimilati ai sensi dell'art. 22 del DPR 633/1972).
• Acquistare l'RT solo da rivenditori autorizzati, verificando le caratteristiche tecniche richieste.
• Attivare le credenziali per l'area "Fatture e Corrispettivi" sul sito dell'Agenzia delle Entrate (SPID, CIE, CNS o credenziali Entratel/Fisconline).
• Farsi spiegare dal fornitore dell'RT o dal proprio commercialista la procedura da seguire in caso di guasto o assenza di rete, e conservare un registro di emergenza (anche informatico) pronto all'uso.
• Chiedere sempre conferma al proprio consulente fiscale sugli aggiornamenti normativi, perché la disciplina sanzionatoria è stata più volte modificata negli anni.

Dove informarsi

Per approfondire, l'Agenzia delle Entrate pubblica sul proprio portale la guida ufficiale "Memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi", con le FAQ e le specifiche tecniche per i registratori telematici, disponibile nell'area "Fatture e Corrispettivi" del sito www.agenziaentrate.gov.it.