Più portali di prenotazione insieme: come evitare la doppia prenotazione sullo stesso tavolo

Essere presenti su più portali di prenotazione contemporaneamente - TheFork, Google, il proprio sito, i social, oltre al telefono - aiuta a farsi trovare da più clienti. Ma se i canali non sono collegati tra loro, il rischio è concreto: due prenotazioni diverse per lo stesso tavolo alla stessa ora, scoperte solo quando i clienti sono già alla porta.

Perché nasce la doppia prenotazione

Il problema non è avere più canali, ma gestirli come se fossero agende separate. Se il tavolo bloccato su un portale non "sparisce" automaticamente dagli altri, chi controlla manualmente rischia di lasciare uno spazio libero che in realtà è già occupato. È lo stesso meccanismo dell'overbooking che si verifica per le camere d'albergo quando i calendari di piattaforme diverse non sono sincronizzati: come spiega una guida sul tema, se pubblichi il tuo alloggio su più portali, prima o poi ti imbatti nello stesso problema: arriva una prenotazione da un canale e le date restano libere sull'altro, con il risultato di un overbooking, una cancellazione forzata e una penalizzazione. Per un ristorante il danno è lo stesso: un cliente arrabbiato in sala, un tavolo da liberare all'ultimo, una recensione negativa.

Nella ristorazione il caso tipico è la telefonata gestita a voce mentre il sito continua a mostrare il tavolo disponibile, oppure due portali diversi che vengono aggiornati "a mano" solo a fine servizio.

La soluzione: un gestionale centrale

Il modo più solido per evitare l'errore è avere un unico punto in cui confluiscono tutte le prenotazioni, indipendentemente dal canale da cui arrivano. Diversi gestionali per la ristorazione lavorano in questo modo: agiscono come un hub centrale, integrando senza problemi tutte le prenotazioni provenienti da vari canali online, inclusi TheFork, TripAdvisor, Google e Michelin, oltre alle prenotazioni fatte direttamente tramite il sito e i social. Con questo tipo di collegamento, quando un tavolo viene prenotato su un canale, l'agenda si aggiorna in automatico ovunque, senza bisogno che qualcuno lo faccia a mano su ogni portale.

Anche l'integrazione con Reserve with Google segue la stessa logica: se collegata al gestionale del locale, permette di osservare la disponibilità esatta dei tavoli in tempo reale, così che non ci saranno più doppie prenotazioni o chiamate per verificare la disponibilità, in modo trasparente e automatico.

Regole interne: chi aggiorna cosa

Anche con un buon gestionale, serve chiarezza su chi tocca l'agenda e quando. Alcune regole semplici da fissare con lo staff:

• una sola persona per turno responsabile di inserire le prenotazioni telefoniche nel gestionale, subito e non a fine servizio;
• nessuna prenotazione "a voce" segnata su un foglio a parte, nemmeno per i clienti abituali;
• controllo dell'agenda a inizio e fine turno per individuare sovrapposizioni prima che arrivino i clienti;
• in caso di guasto tecnico o mancata sincronizzazione temporanea, chi risponde al telefono deve saperlo e agire con più cautela sulle disponibilità.

Cosa verificare prima di aggiungere un secondo portale

Prima di aderire a una nuova piattaforma di prenotazione, conviene controllare:

• se si integra nativamente col gestionale già in uso, o se richiede aggiornamenti manuali della disponibilità;
• ogni quanto si sincronizza la disponibilità (in tempo reale o a intervalli, che è il punto più delicato);
• chi si occupa, nel proprio staff, di seguire il nuovo canale;
• le commissioni previste, da confrontare con il gestionale già attivo.

Cosa fare da subito

Prima di aprire un nuovo canale, verificare con il fornitore del proprio gestionale se l'integrazione è già disponibile. Se non lo è, meglio valutare se ne vale davvero la pena o se rischia di complicare la gestione della sala più di quanto aiuti a portare clienti.