Break even point del ristorante: quanti coperti servono al mese per non andare in perdita

Ogni ristoratore, prima o poi, si fa la stessa domanda: quanti coperti devo fare al mese solo per coprire le spese? La risposta ha un nome preciso, break even point (punto di pareggio), ed è uno strumento di controllo di gestione. Serve a determinare il minimo di fatturato da raggiungere per pareggiare costi e ricavi, senza ancora generare utile.

Costi fissi e costi variabili: la base del calcolo

Prima di fare qualsiasi conto bisogna separare due categorie di spesa. Per calcolare il punto di pareggio occorrono alcuni dati basilari: costi fissi come le utenze, l'affitto della location, il personale, e costi variabili, tendenzialmente il food & beverage e i materiali di consumo utili alla produzione. In un ristorante i costi fissi tipici sono affitto, stipendi del personale a tempo indeterminato, utenze base, canoni software gestionale. I costi variabili crescono e calano con il lavoro: il consumo di tovagliolini varia in base a un incremento o a una diminuzione dei piatti serviti, e i costi variabili includono il cibo (food cost), le bevande e i costi del personale non fisso. Rientrano qui anche le commissioni sui pagamenti elettronici, che vanno considerate tra le voci variabili quando si costruisce il conto.

La formula, in coperti e in fatturato

Il calcolo si basa sul margine di contribuzione, cioè la parte di ogni euro incassato che resta dopo aver coperto i costi variabili. Il punto di pareggio si ottiene prendendo i costi fissi e dividendoli per il prezzo medio del coperto meno il costo variabile di ogni pasto; il risultato è il numero di coperti necessari a raggiungere il break even point, cioè il punto oltre al quale si inizia a guadagnare. In formula:

Coperti di pareggio = Costi fissi mensili ÷ (Scontrino medio − Costo variabile per coperto)

Per il fatturato di pareggio si divide invece il totale dei costi fissi per il margine di contribuzione espresso in percentuale.

Un esempio numerico

Ipotizziamo un locale con costi fissi mensili di 12.000 euro (affitto, personale fisso, utenze base) e uno scontrino medio di 25 euro. Se il food cost e gli altri costi variabili incidono per il 32% sullo scontrino, il costo variabile per coperto è 8 euro. Il margine di contribuzione per coperto è quindi 17 euro (25 − 8). Coperti di pareggio = 12.000 ÷ 17 = circa 706 coperti al mese, pari a poco più di 23 coperti al giorno su 30 giorni di apertura. In fatturato, il break even è 706 × 25 = circa 17.650 euro al mese.

Quando aggiornare il calcolo

Il punto di pareggio non è un numero fisso: va ricalcolato ogni volta che cambia una delle sue componenti. Un aumento dell'affitto o l'assunzione di un nuovo dipendente a tempo indeterminato alzano i costi fissi e quindi il numero minimo di coperti necessari. Un rincaro delle materie prime che fa salire il food cost medio riduce il margine di contribuzione per coperto, quindi serve fare più coperti (o alzare i prezzi) per restare in equilibrio. Vale anche il contrario: rinegoziare un fornitore o ridurre gli sprechi in cucina abbassa il break even.

Cosa fare subito

Un ristoratore può ricalcolare il proprio break even in pochi minuti: raccogliere i costi fissi dell'ultimo mese, stimare il costo variabile medio per coperto (food cost più eventuali extra), dividere per lo scontrino medio. Ripetere l'esercizio ogni trimestre, o subito dopo un cambiamento importante nei costi, aiuta a capire in anticipo se il numero di coperti reali si sta allontanando dalla soglia di sicurezza.