Telefono che squilla durante il servizio: come organizzare le chiamate senza perdere prenotazioni
Un responsabile telefono per fascia oraria, segreteria con alternative e richiamate rapide: come non perdere prenotazioni durante il servizio.
- Assegnare un responsabile telefono per ogni fascia di servizio riduce le chiamate senza risposta
- Un messaggio di segreteria con orari e link al form di prenotazione recupera parte delle chiamate perse
- Richiamare entro pochi minuti chi non ha ricevuto risposta aumenta le probabilità di chiudere la prenotazione
- Secondo FIPE la digitalizzazione delle prenotazioni è ancora poco diffusa nei ristoranti italiani
Il telefono che squilla mentre la sala è piena è uno dei problemi più concreti nella gestione quotidiana di un ristorante. Chi lavora in cucina non può rispondere, chi è in sala sta servendo un tavolo, e la chiamata resta senza risposta. Il risultato è una prenotazione persa, spesso senza che il titolare se ne accorga nemmeno.
Non è un problema marginale. Secondo il Rapporto Ristorazione 2023 della FIPE, la digitalizzazione nel settore della ristorazione non è ancora implementata correttamente, con molti ristoranti che continuano a fare affidamento su metodi tradizionali come le prenotazioni telefoniche, e senza un sistema di prenotazione digitale i ristoratori disperdono una quota significativa di prenotazioni. Il motivo è semplice: nella maggior parte dei locali non è presente una figura impiegata solo per la presa delle prenotazioni telefoniche, e molto spesso le chiamate rimangono senza risposta.
Un responsabile telefono per fascia oraria
La prima soluzione è organizzativa, non tecnologica. Prima del servizio, va deciso chi risponde al telefono in ogni fascia oraria: apertura, picco pranzo, picco cena. Non deve essere sempre la stessa persona, ma deve essere chiaro chi ha il compito in quel momento, così nessuno pensa "risponde qualcun altro" mentre il telefono squilla a vuoto. In locali piccoli può bastare assegnare il compito a chi sta al banco o alla cassa, lontano dai fornelli e dai tavoli.
Segreteria con orari e alternative
Quando nessuno può rispondere, un messaggio di segreteria ben fatto evita che il cliente resti senza risposta. Deve indicare gli orari di apertura, un'alternativa per prenotare (form online, messaggio WhatsApp, email) e possibilmente un orario indicativo di richiamata. È un accorgimento semplice, ma cambia la percezione: il cliente sa che la richiesta non va persa nel vuoto.
Richiamare entro pochi minuti
Le chiamate perse vanno tracciate e richiamate appena finisce il picco di lavoro, idealmente entro 15-20 minuti. Più tempo passa, più aumenta la probabilità che il cliente abbia già prenotato altrove. Un quaderno o una nota condivisa con orario e numero di chi ha chiamato senza risposta è sufficiente per non perdere il filo, anche senza software dedicati.
Formare il personale a rispondere in modo efficiente
Chi risponde al telefono dovrebbe seguire uno schema breve: nome del locale, disponibilità (sì/no) fascia oraria, numero di persone, nome e telefono di chi prenota. Meno la telefonata si allunga, meno tempo si sottrae al servizio in sala. Vale la pena dedicare qualche minuto in riunione di squadra a concordare queste poche domande fisse.
Cosa fare da oggi: definire per iscritto chi risponde al telefono in ogni fascia, registrare un messaggio di segreteria con un'alternativa di prenotazione, e tenere una lista delle chiamate perse da richiamare a fine picco.
