A chi appartengono i dati dei clienti prenotati tramite un portale: cosa dice il contratto

Chi gestisce un ristorante e usa un portale di prenotazione spesso dà per scontato che i dati dei clienti - email, telefono, preferenze a tavola - siano suoi. Non è sempre così. La risposta dipende dal modulo di prenotazione usato e da cosa scrivono le condizioni contrattuali della piattaforma. Vale la pena controllarlo prima di firmare, e soprattutto prima di pensare di cambiare fornitore o tornare alla gestione diretta.

Due moduli, due ruoli diversi

Le piattaforme di prenotazione più diffuse distinguono in genere due situazioni. Se il ristorante utilizza il modulo di prenotazione personalizzato, con il proprio marchio, viene presentato soltanto il marchio del ristorante e quindi è il ristorante il titolare del trattamento dei dati personali dei propri clienti. Il locale decide come, quanto e per cosa usare quei contatti, nel rispetto del GDPR.

Se invece si usa il modulo con il marchio della piattaforma, affiancato o meno a quello del ristorante, cambia tutto: è la piattaforma a incaricarsi della raccolta e del trattamento dei dati degli utenti, secondo la propria informativa sulla privacy, e il ristorante non deve fare nulla. In questo secondo caso i dati restano nella disponibilità della piattaforma, che li gestisce secondo le proprie regole, anche se il ristorante può comunque vederli e usarli per gestire la prenotazione.

Titolare o responsabile: perché conta

Nel linguaggio del GDPR, il titolare del trattamento è chi decide finalità e modalità di utilizzo dei dati; il responsabile li tratta per conto del titolare, in base a un contratto specifico. Chi gestisce una struttura ricettiva assume di norma il ruolo di titolare del trattamento per i dati che raccoglie direttamente, ma questo non significa automaticamente essere titolare anche dei dati raccolti dalla piattaforma con il proprio modulo. Alcuni contratti di piattaforme di settore chiariscono esplicitamente questa distinzione, specificando che per i servizi core il fornitore opera come responsabile del trattamento, mentre resta titolare autonomo per le comunicazioni di marketing basate sul consenso dell'utente.

Cosa controllare nel proprio contratto

Prima di firmare, o se si è già clienti da tempo, conviene verificare nel testo del contratto:

• quale modulo di prenotazione si sta usando (a marchio proprio o della piattaforma);
• se esiste una clausola che indica chi è titolare e chi responsabile del trattamento;
• se e come si possono esportare i propri dati clienti;
• cosa succede in caso di recesso.

Su quest'ultimo punto, in caso di disdetta del contratto con una piattaforma di prenotazione, l'atto formale serve anche a ottenere l'esportazione o la restituzione dei dati relativi ai clienti e alle prenotazioni, oltre al rendiconto delle somme dovute. Se la piattaforma non risponde o rifiuta, il ristoratore può valutare una diffida formale tramite un legale o rivolgersi a organismi di mediazione o alle autorità competenti.

Cosa fare subito

Recuperare il contratto firmato con la propria piattaforma di prenotazione e leggere la sezione su privacy e proprietà dei dati. Se non è chiaro chi sia titolare del trattamento, chiedere per iscritto al supporto della piattaforma. Prima di disdire un servizio, richiedere sempre l'esportazione dello storico clienti e prenotazioni: è la base per non perdere il lavoro fatto in caso di cambio fornitore.