Piattaforma di prenotazione o delivery che chiude: cosa fare nelle prime 48 ore

Quando una piattaforma di prenotazione o di delivery annuncia la chiusura, il ristoratore ha davanti due scenari diversi. C'è la chiusura ordinata, con mesi di preavviso, come quella di Quandoo: gli utenti potranno continuare a scoprire ristoranti e fare nuove prenotazioni fino al 30 settembre 2026, dal 1° ottobre 2026 non sarà più possibile effettuare prenotazioni, riscattare punti loyalty o usare le funzioni dell'account, mentre sito, app e infrastrutture residue saranno offline dal 31 dicembre 2026. E c'è la chiusura improvvisa, come quella di Uber Eats in Italia nel 2023: gli utenti italiani ricevettero una mail che, sin dall'oggetto, annunciava la cessazione del servizio, prevista un mese dopo. In entrambi i casi, chi gestisce un locale ha poco tempo per riorganizzarsi. Ecco cosa fare, in ordine di urgenza.

Recuperare i dati dei clienti finché si può

Il primo problema è l'accesso ai dati. Nel caso Quandoo, un aspetto importante nelle condizioni è la raccomandazione ai ristoranti di effettuare backup regolari dei propri dati, poiché dopo la scadenza del contratto non sarà più possibile accedere all'account o ai dati memorizzati. Appena arriva la notizia di una chiusura, quindi, la prima cosa da fare è entrare nel pannello gestionale ed esportare tutto quello che è esportabile: elenco prenotazioni future, contatti telefonici ed email dei clienti abituali, storico ordini se il sistema lo consente. È cruciale verificare in anticipo quali dati possono essere esportati, quali modalità sono disponibili e cosa rimane accessibile una volta terminato il rapporto con il fornitore.

Avvisare i clienti abituali

Le prenotazioni già confermate per le date successive alla chiusura restano di norma valide: nel caso Quandoo le prenotazioni già effettuate per date successive al 30 settembre rimarranno valide. Ma il cliente non lo sa automaticamente. Vale la pena scrivere un messaggio breve su WhatsApp, email o social ai clienti abituali, spiegando che la piattaforma chiude e indicando un numero di telefono o un altro canale per le prossime prenotazioni. Un cartello all'ingresso e in cassa, con QR code verso il sito o il profilo Google del locale, aiuta chi arriva senza aver letto nulla online.

Reindirizzare su altri canali

Chi dipende da un solo canale digitale rischia di più. Come ricorda il caso Quandoo, una prenotazione digitale non passa necessariamente soltanto da un'app: il sistema può essere collegato al sito del locale, gestire il calendario e conservare le informazioni necessarie per organizzare le prenotazioni. Nelle 48 ore dopo l'annuncio, conviene attivare o rendere ben visibile un canale che il ristorante controlla direttamente: numero di telefono, modulo sul sito, o un widget di prenotazione alternativo collegato al profilo Google Business.

Pagamenti, buoni e crediti sospesi

Sui crediti residui vale sempre la comunicazione ufficiale della piattaforma, non quella dei clienti. Uber Eats, ad esempio, aveva fissato una scadenza precisa per l'uso di coupon e carte regalo prima della chiusura definitiva del servizio in Italia. Il ristoratore non può controllare questi processi: l'unica cosa utile è informarsi sulle scadenze indicate dalla piattaforma e riportarle ai clienti che chiedono, senza fare promesse di rimborso che non dipendono dal locale.

Cosa fare subito

Controllare il pannello gestionale ed esportare dati e calendario prenotazioni; scrivere ai clienti abituali sui canali diretti; verificare che il sito e il profilo Google del ristorante abbiano un modo alternativo per prenotare; leggere la comunicazione ufficiale della piattaforma per le scadenze su buoni e crediti.