Sistemi di prenotazione online: quanto costano davvero tra canone e commissioni

Ogni ristoratore che valuta un sistema di prenotazione online si scontra con lo stesso problema: capire quanto costerà davvero, non quanto promette la homepage del fornitore. Sul mercato convivono tre modelli di pricing molto diversi, e confonderli porta a firmare contratti che sembrano economici e non lo sono.

I tre modelli principali

Il primo è il canone fisso mensile: si paga una cifra stabile indipendente dal numero di prenotazioni, e il costo non cresce con il successo del locale. Il secondo è la commissione per coperto: nessun canone (o uno ridotto), ma una tariffa per ogni persona che si presenta, tipica dei grandi marketplace di scoperta come TheFork. Il terzo, meno diffuso e meno standardizzato, è la commissione solo su nuovi clienti: alcuni fornitori applicano un costo solo alla prima prenotazione di un cliente mai visto prima, non alle visite successive. Su quest'ultimo modello non esistono listini pubblici uniformi: prima di firmare va chiesto per iscritto come il fornitore definisce "nuovo cliente" e come lo traccia nel tempo, perché è proprio qui che nascono le contestazioni.

Quanto pesa la commissione per coperto

Il caso più citato dai ristoratori italiani è TheFork, che applica una commissione per coperto tra 1,90 e 2,50 euro, a seconda del contratto e della città. È importante sapere che TheFork non pubblica la fee per coperto sulla pagina partner, quindi sono cifre riferite dai ristoratori e non un listino verificabile: il numero che conta è solo quello scritto nel proprio contratto. Un elemento a favore di questo modello è che le prenotazioni che non si presentano non vengono fatturate, a differenza del telefono dove un no-show fa comunque perdere il tavolo. Va però ricordato che il costo viene calcolato per coperto, non per prenotazione: una tavolata da 4 genera una commissione 4 volte superiore a una singola persona. A questo si possono aggiungere pacchetti opzionali: oltre alla commissione per coperto, la piattaforma propone pacchetti di visibilità a pagamento con costi fissi mensili separati dalla commissione variabile.

Come leggere il contratto prima di firmare

Il canone mensile pubblicizzato raramente coincide con la spesa reale. Una guida sul tema ricorda che il canone mensile che si vede sul sito è raramente il prezzo che si paga davvero, e vanno messe in conto le voci di costo reali prima di scegliere un sistema. Il consiglio pratico è calcolare sempre il costo totale annuo includendo hardware, commissioni e aggiornamenti normativi, confrontando scenari con i propri volumi reali di coperti settimanali, non con esempi generici del fornitore.

Portabilità dei dati e uscita dal contratto

Prima di cambiare fornitore, o prima di scegliere quello nuovo, una guida di settore consiglia di controllare durata, rinnovo, preavviso, esportazione dati, eventuali commissioni e condizioni commerciali prima di cambiare. Sono i punti su cui i contratti differiscono di più: c'è chi lega il ristoratore con vincoli pluriennali e chi permette di andarsene con un semplice preavviso, ma soprattutto conta chi resta proprietario dell'anagrafica clienti (nomi, contatti, storico prenotazioni) il giorno in cui si smette di usare il servizio.

Cosa fare prima di firmare

Chiedere per iscritto al fornitore: quanto costa in un mese "tipo" con i propri numeri reali di coperti; se e come si esportano i dati clienti in caso di disdetta; quali sono i costi accessori (attivazione, hardware, pacchetti di visibilità, SMS/WhatsApp); qual è il preavviso di recessione. Solo con queste risposte scritte il confronto tra canone fisso e commissione per coperto diventa un calcolo, non una scommessa.