Quanti coperti servono per far tornare i conti di una serata: il calcolo passo passo
Come calcolare il punto di pareggio in coperti con costi fissi e food cost, e quanti tavoli vuoti un locale può reggere prima di andare in perdita.
- Il punto di pareggio si ottiene dividendo i costi fissi per il margine di contribuzione
- Diviso lo scontrino medio, il risultato in euro diventa un numero preciso di coperti minimi
- Ogni no-show o tavolo vuoto va confrontato con questa soglia, non con l'incasso ideale della serata
- Un cliente assente costa in media tra 28 e 120 euro a seconda del livello del locale
Sapere quanti clienti servono per non lavorare in perdita è la prima domanda a cui ogni ristoratore dovrebbe saper rispondere, prima ancora di guardare l'incasso di fine serata. Il calcolo si chiama punto di pareggio (break even point) e si può tradurre in un numero concreto: quanti coperti minimi servono ogni giorno per coprire affitto, personale, utenze e materie prime.
La formula, passo per passo
Il metodo più usato nel settore prevede tre passaggi. Primo: si sommano i costi fissi mensili, cioè le utenze, l'affitto della location, il personale. Secondo: si calcola il margine di contribuzione, cioè la quota di ogni euro incassato che resta dopo aver coperto i costi variabili (food cost, bevande, materiali di consumo). Terzo: si sottraggono i costi variabili dalle vendite totali per ottenere il margine di contribuzione, poi si dividono i costi fissi per il margine di contribuzione: il risultato è il numero di coperti necessari per raggiungere il punto di pareggio.
In pratica, se il food cost incide per il 30% sul fatturato, resta un margine di contribuzione del 70%: sono i costi variabili — cibo, bevande, personale non fisso — a "mangiare" quella prima fetta di incasso, mentre il resto serve a coprire i costi fissi.
Un esempio numerico
Ipotesi di un locale con 40 coperti di capienza serale:
| Voce | Valore |
|---|---|
| Costi fissi mensili (affitto, personale fisso, utenze) | 10.000 € |
| Food cost e variabili | 30% |
| Margine di contribuzione | 70% |
| Fatturato di pareggio mensile | 10.000 / 0,70 = 14.286 € |
| Scontrino medio | 30 € |
| Coperti mensili di pareggio | 14.286 / 30 ≈ 476 |
| Giorni di apertura al mese | 26 |
| Coperti giornalieri di pareggio | 476 / 26 ≈ 18 |
Con questi numeri, il locale deve servire almeno 18 coperti al giorno per non lavorare in perdita. Sopra quella soglia, ogni coperto in più contribuisce al margine reale.
Quanto costa un tavolo vuoto
Una volta noto il punto di pareggio, il passo successivo è collegarlo ai no-show. Il costo si stima con una formula semplice: numero di no-show a settimana moltiplicato per la spesa media per cliente. Secondo un'analisi ripresa da Linkiesta, il costo medio per singolo cliente assente varia tra i 28 e i 120 euro, a seconda del livello del locale, e il fenomeno può incidere tra il 5 e il 20 per cento del fatturato potenziale di un ristorante.
Nell'esempio sopra, se in una sera il locale ha 40 coperti prenotabili e il punto di pareggio giornaliero è 18, restano 22 coperti di "cuscinetto" prima di scendere sotto la soglia critica. Ma attenzione: il danno di un no-show non è solo il coperto perso, perché i costi fissi come personale e affitto sono già stati sostenuti e spesso si è già rifiutata un'altra prenotazione per quel tavolo.
Cosa fare subito
Calcolare una volta il proprio punto di pareggio in coperti (non solo in euro) e tenerlo scritto vicino alla cassa o al gestionale prenotazioni. Ogni sera, confrontare i coperti serviti con quella soglia: aiuta a capire subito se una serata "normale" è in realtà già in perdita, e quanto pesa davvero ogni no-show o disdetta last minute.
