Uscire da una piattaforma di prenotazione: tempi, penali e come non perdere le prenotazioni in corso

Chi decide di lasciare un portale di prenotazione online - per commissioni troppo alte, per un servizio che non convince più o semplicemente perché ha trovato un'alternativa più economica - rischia di gestire male la fase di passaggio: prenotazioni che restano in sospeso, clienti abituali che non trovano più il locale dove erano abituati a prenotare, contestazioni sulle penali. Ecco come muoversi in ordine.

Prima di scrivere la disdetta: rileggere il contratto

Ogni piattaforma ha condizioni diverse su durata, preavviso e modalità di recesso. Prima di qualsiasi comunicazione va verificato:

• la durata minima del contratto (molti accordi hanno un vincolo di 12 mesi o un rinnovo automatico se non si disdice entro una certa data);
• i termini di preavviso richiesti per la disdetta;
• il canale di comunicazione previsto (email, area riservata, PEC, raccomandata);
• eventuali penali per recesso anticipato o per campagne promozionali già attivate.

Le condizioni di utilizzo pubblicate dalle piattaforme spesso prevedono anche un preavviso per le modifiche unilaterali del servizio: in caso di modifiche sostanziali, diverse da correzioni minori, la piattaforma fornisce un preavviso di almeno 30 giorni. Questo dà un'idea dell'ordine di grandezza dei tempi con cui questi contratti si muovono, ma il preavviso da rispettare per la disdetta va sempre controllato nel proprio contratto specifico, perché varia da operatore a operatore e da tipo di piano commerciale.

Come inviare la disdetta

La comunicazione va fatta per iscritto, con un canale che lasci traccia: email all'indirizzo indicato nel contratto, area riservata del gestionale o PEC se il contratto lo richiede. Nel testo vanno indicati: dati del locale, numero di contratto se presente, data da cui si chiede l'efficacia del recesso, richiesta di conferma scritta della data di cessazione. È utile chiedere anche un rendiconto finale con l'elenco delle prenotazioni ancora attive e delle commissioni maturate fino a quel momento, per evitare sorprese in fattura.

Le prenotazioni già confermate

Il recesso dal contratto non annulla automaticamente le prenotazioni già accettate tramite la piattaforma. Fino alla data di efficacia della disdetta, quelle prenotazioni vanno onorate: il cliente ha prenotato in buona fede e si aspetta di trovare il tavolo. Conviene stampare o esportare l'elenco delle prenotazioni residue prima di chiudere l'account, perché dopo la disattivazione l'accesso al pannello potrebbe non essere più disponibile.

Avvisare i clienti abituali

Chi prenota spesso tramite lo stesso portale va avvisato per tempo del nuovo canale: numero di telefono, modulo sul sito del locale, oppure un altro servizio di prenotazione. Un cartello in sala, un messaggio ai clienti con cui si ha un contatto diretto (email, WhatsApp Business) e un aggiornamento della scheda Google Business Profile con il nuovo modo per prenotare evitano che il cliente, non trovando più il locale sul vecchio portale, rinunci alla prenotazione.

Checklist in ordine

1. Rileggere il contratto: durata, preavviso, penali, canale di disdetta richiesto.
2. Esportare o stampare l'elenco delle prenotazioni ancora attive.
3. Inviare la disdetta per iscritto, con richiesta di conferma della data di efficacia.
4. Chiedere il rendiconto finale di commissioni e prenotazioni residue.
5. Onorare le prenotazioni in corso fino alla data di chiusura del contratto.
6. Aggiornare sito, Google Business Profile e social con il nuovo canale di prenotazione.
7. Avvisare direttamente i clienti abituali del cambio.
8. Conservare tutta la corrispondenza fino a chiusura definitiva del rapporto.

In caso di contestazioni sulla penale o di rifiuto della piattaforma a procedere con la disdetta, conviene mettere tutto per iscritto e, se il valore in gioco lo giustifica, rivolgersi a un legale o alla propria associazione di categoria per verificare se la clausola applicata è corretta.